Recursos gratis
Plantillas gratis para la gestión de tu flota
Formatos listos para llevar los gastos y el margen de cada viaje, el mantenimiento, las llantas con su CPK y los vencimientos de documentos. Descárgalos sin registro y ábrelos en Excel o Google Sheets.
Descarga las plantillas
Archivos CSV con los encabezados, una fila de ejemplo con datos ficticios y fórmulas simples. Cada una trae su explicación más abajo.
Control de gastos y margen por viaje
Una fila por viaje con el flete, el ACPM, los peajes, los viáticos, el hotel y otros gastos, más el total, el margen del viaje y el rendimiento en km por galón.
Control y plan de mantenimiento
Registro de cada mantenimiento con su costo (repuestos y mano de obra) y el próximo mantenimiento por kilómetros y por fecha, con los km que faltan.
Control de llantas con CPK
Una fila por llanta con su montaje, su precio, los reencauches y las reparaciones, el retiro y el CPK: el costo por kilómetro de cada llanta.
Vencimientos de documentos
Lista de documentos de vehículos y conductores con su fecha de vencimiento, los días que faltan, el estado y el responsable de renovarlos.
Plantilla de control de gastos y margen por viaje
Sirve para saber cuánto te dejó cada viaje: flete menos gastos del viaje. Con varias semanas de datos puedes comparar rutas, clientes y vehículos, y encontrar los viajes que no cubren sus costos.
Cómo usarla
- Descarga el archivo y ábrelo en Excel o Google Sheets.
- La fila 2 es un ejemplo con datos ficticios y con las fórmulas de las columnas Q a T. Escribe los datos de tu primer viaje encima.
- Para cada viaje nuevo, copia la última fila hacia abajo: las fórmulas se ajustan solas.
- Guarda el archivo como libro de Excel (.xlsx) o como hoja de cálculo de Google para conservar las fórmulas y el formato que le agregues.
- Una vez al mes, filtra por placa o por cliente y suma el margen: verás qué vehículo y qué cliente te dejan más.
Qué va en cada columna
| Columna | Qué escribir |
|---|---|
| A · Fecha de salida (AAAA-MM-DD) | Día en que sale el viaje, con año, mes y día. |
| B · Placa | Placa del vehículo que hizo el viaje. |
| C · Conductor | Nombre del conductor. |
| D · Cliente | Cliente que paga el flete. |
| E · Origen | Ciudad o punto de cargue. |
| F · Destino | Ciudad o punto de descargue. |
| G · N.º de manifiesto o remesa | Para encontrar el viaje en tus documentos. |
| H · Km del viaje | Incluye el regreso si vuelves vacío. |
| I · Flete ($) | Lo que te pagan por el viaje, antes de impuestos y retenciones. |
| J · ACPM ($) | Valor del combustible del viaje. |
| K · Galones de ACPM | Galones tanqueados para el viaje. |
| L · Peajes ($) | Suma de los peajes del viaje, ida y regreso. |
| M · Viáticos ($) | Alimentación y otros gastos del conductor. |
| N · Hotel ($) | Hospedaje del conductor durante el viaje. |
| O · Cargue y descargue ($) | Lo que pagas por cargar y descargar. |
| P · Otros gastos ($) | Parqueaderos, lavado, comisiones u otros gastos del viaje. |
| Q · Total gastos del viaje ($) | ACPM + peajes + viáticos + hotel + cargue y descargue + otros. Fórmula en la fila 2: =J2+L2+M2+N2+O2+P2 |
| R · Margen del viaje ($) | Flete menos el total de gastos del viaje. Fórmula en la fila 2: =I2-Q2 |
| S · Margen del viaje (%) | Margen del viaje dividido entre el flete, por 100. Fórmula en la fila 2: =R2/I2*100 |
| T · Km por galón | Km del viaje divididos entre los galones de ACPM. Fórmula en la fila 2: =H2/K2 |
| U · Observaciones | Novedades del viaje: esperas, daños, cambios de ruta. |
Las fórmulas solo usan sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, así que funcionan en Excel, Google Sheets y LibreOffice en cualquier idioma.
Para saber si un flete te conviene antes de aceptarlo, usa la calculadora de rentabilidad por viaje. Cuando los viajes son muchos, el control de viajes de TruckBI deja los gastos de cada viaje asociados a la placa y al trayecto, con el margen de cada viaje.
Plantilla de control y plan de mantenimiento
Sirve para no pasarte de un mantenimiento y para saber cuánto te cuesta mantener cada vehículo. Los intervalos los define el plan del fabricante o de tu taller; la plantilla te ayuda a seguirlos.
Cómo usarla
- Descarga el archivo y ábrelo en Excel o Google Sheets.
- La fila 2 es un ejemplo con datos ficticios y con las fórmulas de las columnas J y N. Escribe tu primer mantenimiento encima.
- Registra cada mantenimiento en una fila nueva, copiando la fila anterior hacia abajo para conservar las fórmulas.
- En la columna K escribe el km del próximo mantenimiento según el plan del fabricante o de tu taller, y en L su fecha.
- Cada semana actualiza la columna M con el odómetro: si Km que faltan da negativo, el mantenimiento está vencido.
Qué va en cada columna
| Columna | Qué escribir |
|---|---|
| A · Placa | Placa del vehículo. |
| B · Tipo de vehículo | Tractomula, doble troque, sencillo, turbo… |
| C · Fecha del mantenimiento (AAAA-MM-DD) | Día en que se hizo el trabajo. |
| D · Km del odómetro | Kilometraje del vehículo el día del mantenimiento. |
| E · Tipo (preventivo o correctivo) | Preventivo si estaba programado; correctivo si fue por una falla. |
| F · Trabajo realizado | Qué se hizo: cambio de aceite y filtros, frenos, suspensión… |
| G · Taller o proveedor | Dónde se hizo. |
| H · Repuestos ($) | Valor de los repuestos y lubricantes. |
| I · Mano de obra ($) | Valor de la mano de obra. |
| J · Total ($) | Repuestos más mano de obra. Fórmula en la fila 2: =H2+I2 |
| K · Próximo mantenimiento (km) | Km del odómetro en que toca el siguiente, según el plan del fabricante o de tu taller. |
| L · Próximo mantenimiento (AAAA-MM-DD) | Fecha en que toca el siguiente, si el plan también va por tiempo. |
| M · Km actual del vehículo | Actualízalo cada semana con el odómetro. |
| N · Km que faltan | Próximo mantenimiento menos km actual. Si da negativo, está vencido. Fórmula en la fila 2: =K2-M2 |
| O · Observaciones | Garantías, piezas pendientes u otras notas. |
Las fórmulas solo usan sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, así que funcionan en Excel, Google Sheets y LibreOffice en cualquier idioma.
En TruckBI ves los mantenimientos vencidos de la flota en la misma plataforma de los viajes y los costos: conoce el software de mantenimiento de flotas.
Plantilla de control de llantas con CPK
Sirve para saber cuánto te cuesta cada kilómetro de cada llanta y comparar marcas, referencias y proveedores por lo que rinden, no por su precio de compra.
Cómo usarla
- Descarga el archivo y ábrelo en Excel o Google Sheets.
- La fila 2 es un ejemplo con datos ficticios y con las fórmulas de las columnas N, O y P. Escribe los datos de tu primera llanta encima.
- Usa una fila por llanta, identificada con su número de serie o marcación, y copia la fila hacia abajo para cada llanta nueva.
- Suma en Reencauches y en Reparaciones todo lo que le hagas a la llanta durante su vida.
- Si la llanta cambió de vehículo o salió a reencauche y volvió, borra la fórmula de Km recorridos y escribe la suma de los km de cada montaje.
Qué va en cada columna
| Columna | Qué escribir |
|---|---|
| A · Placa | Vehículo en el que va montada. |
| B · Posición | Eje y lado: por ejemplo, eje 2 izquierda. |
| C · N.º de serie o marcación | Para seguir la llanta aunque cambie de posición o de vehículo. |
| D · Marca y referencia | Marca, diseño o referencia. |
| E · Medida | Medida de la llanta. |
| F · Fecha de montaje (AAAA-MM-DD) | Día en que se montó. |
| G · Km al montar | Odómetro del vehículo al montarla. |
| H · Precio de compra ($) | Precio de la llanta nueva, con instalación si la cobran aparte. |
| I · Reencauches ($) | Suma de todos los reencauches. |
| J · Reparaciones ($) | Despinches, parches y otros arreglos. |
| K · Fecha de retiro (AAAA-MM-DD) | Día en que se retiró definitivamente. |
| L · Km al retirar | Odómetro del vehículo al retirarla. |
| M · Motivo de retiro | Desgaste, daño, corte u otro. |
| N · Km recorridos | Km al retirar menos km al montar. Fórmula en la fila 2: =L2-G2 |
| O · Costo total ($) | Precio más reencauches más reparaciones. Fórmula en la fila 2: =H2+I2+J2 |
| P · CPK ($ por km) | Costo total dividido entre los km recorridos. Fórmula en la fila 2: =O2/N2 |
| Q · Observaciones | Presiones, rotaciones u otras notas. |
Las fórmulas solo usan sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, así que funcionan en Excel, Google Sheets y LibreOffice en cualquier idioma.
Para calcular o comparar el CPK sin fórmulas, usa la calculadora CPK de llantas. Y si quieres ordenar las llantas de todos tus vehículos, mira el control de llantas de tu flota.
Plantilla de vencimientos de documentos
Sirve para renovar a tiempo el SOAT, la revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes, las pólizas y las licencias de conducción, sin depender de la memoria de nadie.
Cómo usarla
- Descarga el archivo y ábrelo en Excel o Google Sheets.
- La fila 2 es un ejemplo con datos ficticios. Escribe tu primer documento encima y agrega una fila por cada documento de cada vehículo o conductor.
- En la columna G escribe la fórmula de días para vencer: =F2-HOY() en Excel en español, o =F2-TODAY() en Excel en inglés y en Google Sheets. Cópiala hacia abajo.
- Ordena la hoja por la columna G, de menor a mayor: arriba quedan los documentos más cerca de vencerse.
- Define con qué anticipación renuevas cada documento (por ejemplo, un mes antes) y revisa la hoja cada semana.
Qué va en cada columna
| Columna | Qué escribir |
|---|---|
| A · Placa o conductor | Vehículo o persona a la que corresponde el documento. |
| B · Documento | SOAT, revisión técnico-mecánica, póliza, licencia de conducción… |
| C · Número | Número de la póliza o del documento. |
| D · Entidad o aseguradora | Quién lo expide. |
| E · Fecha de expedición (AAAA-MM-DD) | Día en que se expidió o renovó. |
| F · Fecha de vencimiento (AAAA-MM-DD) | Día en que vence. |
| G · Días para vencer | Fecha de vencimiento menos la fecha de hoy: =F2-HOY() en Excel en español; =F2-TODAY() en Excel en inglés y en Google Sheets. |
| H · Estado | Vigente, por renovar o vencido. |
| I · Responsable | Quién se encarga de renovarlo. |
| J · Observaciones | Costo de la renovación, proveedor u otras notas. |
Para llevar los documentos de toda la flota en un solo lugar, conoce el control de documentos vehiculares.
Cómo abrir los archivos CSV
Las plantillas son archivos CSV separados por punto y coma y codificados en UTF-8, para que las tildes y la ñ se vean bien.
- Excel: ábrelo con doble clic. Si ves todo en una sola columna, ve a Datos, Desde el texto/CSV, elige el archivo y selecciona punto y coma como delimitador.
- Google Sheets: Archivo, Importar, Subir. En el tipo de separador elige Detectar automáticamente o Punto y coma.
- LibreOffice Calc: al abrirlo, elige Unicode (UTF-8), el separador punto y coma y marca Evaluar fórmulas.
Después de abrirla, guárdala como libro de Excel (.xlsx) o como hoja de cálculo de Google: así conservas las fórmulas, los filtros y el formato que le agregues.
Recíbelas por correo
¿Prefieres tenerlas en tu correo? Déjanos tus datos y te enviamos las cuatro plantillas con sus instrucciones.
Cuándo pasar de la plantilla a una plataforma
Una hoja de cálculo funciona bien con pocos vehículos y una persona a cargo. Empieza a quedarse corta cuando los gastos llegan por varios lados, los viajes son muchos al mes o nadie tiene tiempo de consolidar la hoja.
En TruckBI, los costos de cada viaje (ACPM, peajes, viáticos, hotel y otros) quedan asociados a la placa y al trayecto. El margen de cada viaje es el ingreso menos los costos registrados, y lo ves por placa, por cliente y por mes, junto con los mantenimientos vencidos y la ubicación GPS de la flota. Conoce el software de gestión de flotas de TruckBI.
Preguntas frecuentes
¿Las plantillas son gratis?
Sí. Se descargan directamente desde esta página, sin registro. Si prefieres, déjanos tu correo y te las enviamos.
¿En qué programa se abren?
Son archivos CSV separados por punto y coma y codificados en UTF-8. Se abren en Excel, Google Sheets y LibreOffice Calc. Si Excel te muestra todo en una sola columna, impórtalo desde Datos, Desde el texto/CSV, y elige punto y coma como delimitador. Después guárdalo como libro de Excel para conservar las fórmulas y el formato.
¿Puedo cambiar las columnas?
Sí. Agrega o quita columnas según tu operación. Si mueves columnas que usan las fórmulas de la fila de ejemplo, revisa que las fórmulas sigan apuntando a las columnas correctas.
¿Cuándo conviene pasar de una plantilla a un software?
Cuando llevar la hoja te quita más tiempo del que te ahorra: varios vehículos, muchos viajes al mes o varias personas registrando gastos. En TruckBI, los costos de cada viaje quedan asociados a la placa y al trayecto, ves el margen de cada viaje por placa, por cliente y por mes, y los mantenimientos vencidos de la flota.
Calculadoras gratis
¿Tu flota ya no cabe en una hoja? Mira tu operación en TruckBI
Los costos y el margen de cada viaje, por placa, por cliente y por mes, en la misma plataforma del GPS y el mantenimiento.