Gerencia y dueños
El margen por placa, por cliente y por mes, y qué viajes fueron menos rentables. Es información sensible del negocio.
Ver costos y rentabilidad por viajeGestión de usuarios
Gestión de usuarios en tu flota: quién necesita ver qué
En una empresa de transporte cada área mira la operación desde un ángulo distinto: gerencia mira el margen, operación mira dónde están los vehículos y mantenimiento mira lo que está vencido. Aquí tienes qué información de TruckBI le sirve a cada una y cómo dar acceso a tu equipo con buenas prácticas.
- Qué información necesita cada área
- Buenas prácticas para dar y retirar accesos
- Cuidado de la información sensible de la operación
Qué necesita ver cada área
La misma plataforma, cuatro miradas distintas. Esta es la información de TruckBI que le sirve a cada área:
Operación y despacho
La ubicación y el estado de cada vehículo por placa, su último reporte, las alertas recientes de las últimas 24 horas, los vehículos sin movimiento en las últimas 8 horas y el resumen de actividad del día.
Ver GPS para flotasMantenimiento
Los mantenimientos vencidos de cada vehículo y el kilometraje que reporta el GPS integrado.
Ver mantenimiento de flotasAdministración y finanzas
Los costos de cada viaje (ACPM, peajes, viáticos, hotel y otros), el gasto promedio por vehículo y el gasto en peajes y ACPM de cada periodo.
Ver control de viajesBuenas prácticas para dar acceso a tu equipo
Valen para TruckBI y para cualquier sistema donde viva la información de tu empresa:
Un usuario por persona
Nada de cuentas compartidas: si todos entran con la misma clave, no sabes quién hizo qué y no puedes retirarle el acceso a una sola persona.Acceso según la función
Cada persona debería ver lo que necesita para su trabajo. El margen por cliente, por ejemplo, no tiene por qué estar a la vista de todo el equipo.Revisa los accesos cuando alguien cambia
Si una persona cambia de cargo o sale de la empresa, ajusta o retira su acceso ese mismo día.Correo corporativo y contraseñas propias
Usa correos de la empresa y contraseñas únicas, y cierra la sesión en los computadores compartidos.Decisiones sensibles con responsable
Acuerda quién puede usar las opciones de inmovilizar y liberar un vehículo, disponibles para flotas habilitadas, y cómo se autoriza cada caso.Datos personales con cuidado
Si tu equipo maneja datos de conductores, clientes o empleados, recuerda que en Colombia su tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales.
Por qué importa: tu operación vive en la plataforma
En TruckBI se registra información que vale para tu negocio: el ingreso y los costos de cada viaje, el margen que te deja cada cliente y la ubicación de cada vehículo.
Decidir quién ve qué no es un trámite técnico: es una decisión del negocio. Defínela desde el principio con gerencia, operación, mantenimiento y administración, y revísala cada vez que tu equipo crezca o cambie.
Un buen punto de partida es escribir en una página quién necesita cada información y para qué. Esa lista te sirve para dar los accesos y para revisarlos después.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de usuarios en un software de flotas?
Es la forma de organizar quién entra a la plataforma y qué información consulta cada persona. Gerencia, operación, mantenimiento y administración no necesitan ver lo mismo.
¿Por qué no compartir un mismo usuario entre varias personas?
Porque no sabes quién hizo cada cambio y no puedes retirarle el acceso a una sola persona cuando sale de la empresa. Un usuario por persona es la base de cualquier control de accesos.
¿Qué hago con los accesos cuando alguien sale de la empresa?
Retíralos el mismo día y cambia las claves compartidas que esa persona conocía. Si cambió de cargo, ajusta su acceso a sus nuevas funciones.
¿Quién debería ver el margen por cliente?
Por lo general, gerencia y las personas que negocian tarifas con los clientes. Es información comercial sensible: dice cuánto te deja cada relación comercial.
¿Dónde veo cómo funciona en TruckBI?
En una demo: te mostramos la plataforma y resolvemos tus preguntas sobre los accesos de tu equipo. También puedes escribirnos por WhatsApp.
¿Cuánto cuesta TruckBI?
Depende del plan. Consulta los planes y precios en la página de precios de TruckBI o agenda una demo para revisar tu caso.
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