Guía para empresas con vehículos
GPS vs. software de gestión de flotas: qué resuelve cada uno
Un GPS responde dónde está el vehículo. Un software de gestión de flotas responde cuánto costó cada viaje y cuánto dejó. Aquí tienes las diferencias, cuándo te basta uno y cuándo necesitas el otro.
En una frase
- GPS¿Dónde está el vehículo y qué está haciendo?
- Software de gestión de flotas¿Cuánto costó el viaje y cuánto dejó?
TruckBI responde las dos en la misma plataforma.
La diferencia entre un GPS y un software de gestión de flotas
Un GPS vehicular es un equipo instalado en el vehículo que reporta su ubicación. Con él sabes dónde está cada vehículo, si se está moviendo, a qué velocidad y cuántos kilómetros lleva. Es la respuesta a “¿dónde está?”.
Un software de gestión de flotas trabaja con los datos de la operación: los viajes, el cliente, el flete, los gastos del camino y los mantenimientos. Es la respuesta a “¿cuánto me costó y cuánto me dejó?”.
No compiten entre sí: responden preguntas distintas. La pregunta útil es cuál de las dos necesitas responder hoy en tu empresa.
Qué responde cada uno
Las preguntas que se hace a diario una empresa con vehículos, y quién las responde.
| Pregunta de tu operación | GPS (solo rastreo) | Software de gestión de flotas |
|---|---|---|
| ¿Dónde está el vehículo? | GPS (solo rastreo)Sí. Ubicación en el mapa y hora del último reporte. | Software de gestión de flotasSolo si tiene un GPS integrado. |
| ¿Está en movimiento, en pausa o apagado? | GPS (solo rastreo)Sí. Estado, velocidad y kilometraje. | Software de gestión de flotasSolo si tiene un GPS integrado. |
| ¿Cuánto costó el viaje? | GPS (solo rastreo)No. No registra el ACPM, los peajes ni los viáticos. | Software de gestión de flotasSí. Los gastos quedan asociados al viaje y a la placa. |
| ¿Cuánto dejó el viaje? | GPS (solo rastreo)No. No conoce el flete ni los gastos. | Software de gestión de flotasSí. El margen es el ingreso menos los costos registrados. |
| ¿Qué placa y qué cliente dejan más margen? | GPS (solo rastreo)No. | Software de gestión de flotasSí. Margen por placa, por cliente y por mes. |
| ¿Qué mantenimiento está vencido? | GPS (solo rastreo)No. Da el kilometraje, pero no lleva el control de los mantenimientos. | Software de gestión de flotasSí. Mantenimientos vencidos de cada vehículo. |
| ¿Cuánto gasté en peajes y ACPM este trimestre? | GPS (solo rastreo)No. | Software de gestión de flotasSí. Gasto por periodo, sumando lo registrado en cada viaje. |
Cuándo basta un GPS
- Tienes uno o pocos vehículos y lo que necesitas es saber dónde están.
- Es tu carro o tu moto y buscas seguridad: ubicarlo y reaccionar ante un robo.
- No cobras fletes ni necesitas saber cuánto deja cada viaje.
- Los gastos de operación no son el problema; la ubicación sí.
Si ese es tu caso, conoce el GPS vehicular de TruckBI para carros, motos y camiones. Si es la flota de tu empresa y solo necesitas ubicarla, mira el GPS para flotas de empresa.
Cuándo necesitas un software de gestión de flotas
- Eres una transportadora o una empresa con varios vehículos trabajando todos los días.
- Cobras fletes y quieres saber cuánto te deja cada viaje, no solo por dónde fue.
- Los gastos del viaje (ACPM, peajes, viáticos) viven en Excel, en papeles o en chats de WhatsApp.
- Necesitas comparar placas, clientes y meses por su margen.
- Quieres saber qué mantenimientos están vencidos sin revisar vehículo por vehículo.
En ese punto, el mapa no alcanza: necesitas un software de gestión de flotas que junte la operación y sus números. Si eres una transportadora de carga, mira cómo es un software para tu empresa de transporte en TruckBI.
Cómo TruckBI integra el GPS y la gestión de la flota
TruckBI es una plataforma para operar, controlar y medir la rentabilidad de empresas de transporte y flotas, que además integra GPS y rastreo satelital.
Lo que aporta el GPS
- Lista de la flota por placa, con búsqueda.
- Estado, velocidad, kilometraje y último reporte de cada vehículo.
- Ficha con dirección, latitud y longitud, y alertas recientes de las últimas 24 horas.
- Vista de calle de la ubicación.
- Botones Inmovilizar y Liberar, disponibles para flotas habilitadas.
Lo que aporta la plataforma
- Costos de cada viaje: ACPM, peajes, viáticos, hotel y otros, asociados a la placa y al trayecto.
- Margen del viaje: el ingreso menos los costos registrados del viaje.
- Margen por placa, por cliente y por mes.
- Gasto promedio por vehículo y gasto en peajes y ACPM por periodo.
- Mantenimientos vencidos de la flota.
Y le preguntas a Ask AI, en español, cruzando las dos:
- «¿Qué vehículos no se han movido en las últimas 8 horas?»
- «¿Qué placa me dejó más margen?»
- «¿Cuánto gasté en peajes y ACPM este trimestre?»
Así, el mismo vehículo que ves en el mapa tiene el margen de cada viaje y el control de viajes en la misma plataforma.
Viaje · placa TBZ482
Bogotá → Medellín
- Ingreso del viaje
- $4.200.000
- ACPM
- − $1.450.000
- Peajes
- − $520.000
- Viáticos
- − $280.000
- Hotel
- − $120.000
- Otros
- − $95.000
- Costos registrados del viaje
- − $2.465.000
- Margen del viaje
- $1.735.000(41,3 %)
Margen del viaje = ingresos menos costos registrados del viaje. Cifras ilustrativas con placa ficticia; no corresponden a ningún cliente ni viaje real.
Preguntas frecuentes: GPS y software de gestión de flotas
¿Cuál es la diferencia entre un GPS y un software de gestión de flotas?
El GPS responde dónde está cada vehículo, si se mueve y cuántos kilómetros lleva. El software de gestión de flotas responde cuánto costó cada viaje y cuánto dejó: los gastos de cada viaje, su margen y los mantenimientos pendientes.
¿TruckBI es un GPS o un software de gestión de flotas?
Las dos cosas. TruckBI es una plataforma para operar, controlar y medir la rentabilidad de empresas de transporte y flotas, que además integra GPS y rastreo satelital. En la misma plataforma ves la ubicación de cada vehículo y el margen de cada viaje.
¿Un GPS me dice cuánto gasto en ACPM?
No por sí solo. El GPS te da el kilometraje; el gasto en ACPM sale de lo que registras en cada viaje. En TruckBI ves el gasto en ACPM y en peajes de cada viaje y de cada periodo.
¿Qué es el margen del viaje en TruckBI?
Es el ingreso del viaje menos los costos registrados en ese viaje: ACPM, peajes, viáticos, hotel y otros.
Si tengo un solo vehículo, ¿necesito un software de gestión de flotas?
Depende de cómo lo uses. Si solo necesitas saber dónde está, te basta un GPS. Si con ese vehículo haces viajes de carga y quieres saber cuánto te deja cada uno, necesitas registrar sus ingresos y sus gastos, y para eso sirve un software de gestión.
¿Cuánto cuesta TruckBI?
Depende del plan. Consulta los planes y precios en pesos colombianos en la página de precios o agenda una demo para revisar tu caso.
Sigue explorando TruckBI
- Software de gestión de flotasViajes, costos, mantenimiento y GPS en una sola plataforma.
- Margen de cada viajeACPM, peajes y viáticos de cada viaje, con su margen por placa y por cliente.
- Control de viajesCada viaje con su cliente, su ruta y sus gastos, del despacho al cierre.
- GPS vehicularRastreo satelital para carros, motos y camiones en Colombia.
Mira tu operación en TruckBI
En una demo te mostramos tus vehículos en el mapa y cómo se verían tus viajes, sus gastos y su margen.