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Control de documentos vehiculares: SOAT, técnico-mecánica, pólizas y licencias
Un SOAT o una revisión técnico-mecánica vencidos pueden dejar un vehículo inmovilizado y un viaje sin despachar. Aquí tienes qué documentos vencen en una flota en Colombia, cada cuánto se renuevan y cómo organizar su control por placa y por conductor.
- Plazos del SOAT, la técnico-mecánica y la licencia de conducción
- Qué pasa si un documento vence
- Cómo organizar los vencimientos de tu flota
Qué documentos debe tener al día un vehículo de carga y cada cuánto vencen
Estos son los plazos que más afectan a una flota de carga. Confirma siempre la norma vigente en la fuente oficial.
| Documento | Cada cuánto se renueva | Fuente |
|---|---|---|
| SOAT | Cada año: para vehículos registrados en Colombia, la vigencia mínima de la póliza es de un año. | Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, art. 193; Superintendencia Financiera |
| Revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes | Cada año. La primera llega a los 2 años de la matrícula en vehículos nuevos de servicio público y a los 5 años en particulares nuevos matriculados desde el 19 de mayo de 2023. | Ley 769 de 2002, arts. 51 y 52 |
| Licencia de conducción | Servicio público: cada 3 años para menores de 60 años y cada año para mayores de 60. Servicio particular: cada 10 años para menores de 60, cada 5 entre 60 y 80, y cada año para mayores de 80. | Ley 769 de 2002, art. 22 |
| Pólizas de la empresa (responsabilidad civil, todo riesgo u otras) | Según la vigencia pactada en cada póliza. | Contrato con la aseguradora |
Resumen informativo, no asesoría legal. En el portal del RUNT puedes consultar, con la placa y el documento del propietario, la vigencia del SOAT y de la revisión técnico-mecánica de cada vehículo.
Qué pasa si un documento vence
Conducir sin el SOAT vigente o sin la revisión técnico-mecánica al día son infracciones del artículo 131 del Código Nacional de Tránsito (códigos D.2 y C.35) que se sancionan con multa e inmovilización del vehículo.
Para una flota, el costo no es solo la multa: es un vehículo parado y un viaje que no sale a tiempo. Por eso los vencimientos se controlan con anticipación.
Lo mismo vale para la licencia de conducción de cada conductor: si está vencida, esa persona no debería salir a ruta hasta renovarla.
Cómo organizar el control de documentos de tu flota
Cinco pasos para anticiparte a los vencimientos.
- 1
Un registro por placa y por conductor
El SOAT, la técnico-mecánica y las pólizas de cada vehículo, y la licencia de cada conductor, con su fecha de vencimiento. - 2
Un responsable por documento
Define quién renueva cada documento y quién verifica que quedó al día. Un vencimiento sin responsable es el que se pasa. - 3
Avisos con anticipación
Programa recordatorios con margen suficiente para agendar la revisión, comparar pólizas y renovar el SOAT sin afanes. - 4
Soporte digital
Guarda una copia digital de cada documento vigente para tenerla a mano cuando un cliente o una aseguradora la pida. - 5
Revisión antes de cada despacho
Antes de asignar un vehículo a un viaje, confirma que sus documentos y los del conductor están vigentes.
Si hoy llevas los vencimientos en una hoja de cálculo, revisa las plantillas gratis para la gestión de tu flota.
Documentos al día y operación conectada
Un vehículo listo para salir necesita más que papeles vigentes. En TruckBI, cada placa reúne la información que revisas antes de despachar:
Mantenimientos vencidos
Qué vehículos tienen mantenimientos vencidos, antes de asignarlos a un viaje.
Ver mantenimiento de flotasViajes y sus gastos
Cada viaje con sus costos (ACPM, peajes, viáticos, hotel y otros) asociados a la placa y al trayecto.
Vehículos sin movimiento
Qué vehículos no se han movido en las últimas 8 horas, para saber cuáles están parados.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos debe tener al día un vehículo de carga en Colombia?
Entre otros, el SOAT vigente, la revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes cuando le corresponda, la licencia de conducción vigente de quien lo maneja y las pólizas que tenga la empresa. En el transporte público de carga, cada viaje va con su manifiesto electrónico de carga.
¿Cada cuánto se renueva el SOAT?
Cada año. Según el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (art. 193), para los vehículos registrados en Colombia la vigencia mínima de la póliza del SOAT es de un año.
¿Cada cuánto se hace la revisión técnico-mecánica?
Cada año, según el artículo 51 de la Ley 769 de 2002. La primera revisión de un vehículo nuevo de servicio público se hace a los 2 años de su matrícula; la de un particular nuevo matriculado desde el 19 de mayo de 2023, a los 5 años (artículo 52, modificado por la Ley 2294 de 2023).
¿Cuánto dura la licencia de conducción?
Según el artículo 22 de la Ley 769 de 2002, para servicio público dura 3 años si el conductor es menor de 60 años y 1 año si es mayor de 60. Para servicio particular, 10 años para menores de 60, 5 años entre 60 y 80, y 1 año para mayores de 80.
¿Qué pasa si un vehículo circula con el SOAT o la técnico-mecánica vencidos?
Son infracciones del artículo 131 del Código Nacional de Tránsito (códigos D.2 y C.35) que se sancionan con multa e inmovilización del vehículo.
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